Déduire ses frais kilométriques, c'est bien. Pouvoir les justifier en cas de contrôle, c'est indispensable. Un carnet de trajets solide est ta meilleure protection — encore faut-il savoir ce qu'il doit contenir et combien de temps le garder.
Pourquoi un carnet de trajets ?
Quand tu déduis des frais kilométriques au régime réel, tu déclares un montant. Mais l'administration fiscale peut, dans son délai de contrôle, te demander de démontrer la réalité et le caractère professionnel de ces déplacements.
Sans preuve, une déduction peut être remise en cause — et ne pas tenir de carnet de kilométrage est un motif de redressement fréquent.
Le carnet de trajets (ou carnet de route) est le document qui matérialise cette preuve: il recense tes déplacements professionnels de l'année, trajet par trajet.
Les informations à consigner
Il n'existe pas de formulaire officiel unique, mais un bon carnet de trajets permet de reconstituer chaque déplacement sans ambiguïté. En pratique, pour chaque trajet, on retrouve idéalement:
la date du déplacement,
le point de départ et la destination,
la distance parcourue (en kilomètres),
le motif professionnel (visite, rendez-vous client, soin à domicile, etc.),
le véhicule utilisé et sa puissance fiscale.
Un point important: c'est bien la date qui est attendue, pas l'heure. L'horodatage n'est pas une exigence légale — seules la date, les adresses, le motif et la distance sont demandés. Ton carnet doit être daté, il n'a pas besoin d'être horodaté.
À côté du carnet, conserve aussi les éléments qui fondent le calcul: la carte grise (pour la puissance fiscale, au repère P.6), et les justificatifs de frais annexes déductibles en plus du barème, comme les péages et le stationnement professionnel.
Combien de temps le conserver?
En principe, tu dois pouvoir présenter tes justificatifs pendant toute la durée du délai de reprise de l'administration, qui est généralement de 3 ans à compter de l'année suivant celle au titre de laquelle l'impôt est dû. Concrètement, pour des revenus 2025 déclarés en 2026, tu conserves les pièces au moins jusqu'au 31 décembre 2029.
Ce délai peut être plus long dans certaines situations particulières (par exemple en cas d'activité occulte ou de manquements graves). À noter aussi: pour un dirigeant assimilé salarié, la durée de conservation conseillée monte à 6 ans. Dans le doute, mieux vaut conserver plus longtemps que pas assez.
À retenir: tu n'as pas à envoyer ton carnet ni tes factures avec ta déclaration. Tu dois simplement être en mesure de les produire si l'administration te les demande.
L'erreur classique: reconstituer après coup
Le piège le plus courant, c'est d'attendre la déclaration pour reconstituer ses trajets de mémoire. Non seulement c'est chronophage, mais un carnet reconstitué a posteriori, sans date fiable ni géolocalisation, est fragile face à un contrôle. À l'inverse, un relevé tenu au fil de l'eau, daté et localisé, est bien plus difficile à contester.
Un carnet opposable, automatiquement
C'est la promesse de Movely. L'application détecte automatiquement tes trajets tout au long de l'année, enregistre pour chacun la date, l'itinéraire, la distance et la géolocalisation, et te laisse préciser d'un geste lesquels sont professionnels. En quelques secondes, tu génères un carnet de route géolocalisé et daté, opposable en cas de contrôle et prêt à transmettre à ton comptable.
Tu n'as plus rien à reconstituer, plus rien à noter à la main: la preuve se construit toute seule, jour après jour.
En résumé
Un carnet de trajets opposable, c'est un relevé complet (date, trajet, distance, motif, véhicule et puissance fiscale), accompagné de tes justificatifs, conservé au minimum jusqu'à la fin du délai de reprise (souvent 3 ans). Le tenir à la main est décourageant; le laisser se construire automatiquement avec Movely te garantit une déduction sereine et défendable.